Kebijakan Privasi

1. Siapa yang bertanggung jawab

SISPENDIS adalah sistem yang dipakai oleh banyak lembaga pendidikan santri (pondok pesantren, TPQ, TPA). Setiap lembaga adalah penanggung jawab data santri, pengajar, dan pendaftarnya sendiri: lembaga yang memutuskan data apa yang dicatat dan untuk apa. Pengelola SISPENDIS menjalankan dan menjaga sistemnya atas nama lembaga, dan tidak memakai data lembaga untuk keperluan lain.

Data setiap lembaga terpisah: pengguna satu lembaga tidak dapat melihat data lembaga lain.

2. Data yang disimpan

• Data santri: nama, NIS, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nama ayah, nama dan nomor HP wali, alamat (desa, kecamatan, kabupaten), status keluarga, foto, tingkat, tanggal masuk, dan status (aktif, lulus, keluar).
• Catatan belajar: capaian harian per materi, kehadiran, Kegiatan Bersama, nilai semester, dan rapor.
• Keuangan: tagihan dan pembayaran santri beserta nama petugas yang mencatatnya.
• Data pengajar (ustadz/ustadzah): nama, tanggal lahir, kontak, alamat, biografi, dan foto.
• Akun: nama pengguna dan kata sandi. Kata sandi disimpan dalam bentuk tersandi sehingga tidak dapat dibaca siapa pun, termasuk pengelola.
• Formulir Santri Baru: data calon santri dan wali yang diisi di halaman pendaftaran lembaga, disimpan untuk diperiksa lembaga. Pendaftaran yang ditolak dihapus.
• Masukan (feedback) dan pengumuman yang dikirim melalui dasbor.
• Catatan teknis: alamat IP dan waktu akses, untuk membatasi percobaan masuk dan permintaan berlebihan, serta jejak aktivitas (siapa mengubah data apa dan kapan) agar setiap perubahan dapat dipertanggungjawabkan.

3. Untuk apa data dipakai

Hanya untuk penyelenggaraan pendidikan oleh lembaga: mencatat perkembangan belajar dan kehadiran, menyusun nilai dan rapor, mengelola pembayaran, berkomunikasi dengan santri dan wali, serta memproses pendaftaran santri baru. Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dibagikan kepada pihak lain di luar keperluan tersebut, kecuali bila diwajibkan oleh hukum.

4. Dasar pemrosesan

Data santri diproses atas persetujuan orang tua atau wali ketika mendaftarkan anaknya ke lembaga, serta untuk menjalankan layanan pendidikan yang disepakati dengan lembaga. Pada Formulir Santri Baru, persetujuan diberikan dengan mencentang pernyataan persetujuan sebelum formulir dikirim.

5. Yang tampil di halaman publik lembaga

Setiap lembaga memiliki halaman publik yang dapat dibuka tanpa masuk akun. Di halaman itu, profil santri dapat dicari dengan mengetik minimal tiga huruf namanya, dan menampilkan:

• nama, umur, tingkat, status, dan foto;
• kehadiran per pekan dan catatan capaian belajar beserta nama pengajarnya.

Tidak pernah tampil di halaman publik: alamat, tanggal lahir, nama ayah dan wali, nomor HP, status keluarga, data pembayaran, dan akun. Halaman profil santri juga ditandai agar tidak dimasukkan ke hasil mesin pencari.

Bila orang tua atau wali keberatan dengan data yang tampil, silakan menghubungi lembaga untuk dikoreksi atau dihapus.

6. Siapa yang dapat melihat data

• Admin lembaga: seluruh data lembaganya.
• Ustadz/ustadzah: data santri lembaganya (kecuali status keluarga) untuk mengajar dan mencatat capaian. Mengubah data santri, melihat status keluarga, dan mengelola keuangan hanya bila diberi peran tambahan oleh admin.
• Santri: data dirinya sendiri (nilai, kehadiran, tagihan, rapor).
• Pengelola SISPENDIS: hanya untuk menjaga, memperbaiki, atau memulihkan sistem. Setiap kali pengelola membuka dasbor sebuah lembaga, hal itu tercatat dan ditandai di dasbor lembaga tersebut.

7. Cara kami menjaga data

• Seluruh koneksi memakai HTTPS (terenkripsi).
• Kata sandi disimpan tersandi; percobaan masuk yang berulang dibatasi.
• Data setiap lembaga dipisahkan dan pemisahannya diuji secara berkala.
• Setiap perubahan data penting dan setiap unduhan daftar santri tercatat di Jejak Aktivitas lembaga.
• Data dicadangkan secara berkala untuk mencegah kehilangan.

8. Berapa lama data disimpan

Data disimpan selama santri atau pengajar tercatat di lembaga. Lembaga dapat mengubah status santri (lulus/keluar) atau menghapus datanya. Bila data santri dihapus, catatan belajar, kehadiran, dan pembayarannya ikut terhapus.

Pengecualian: isi rapor yang sudah diterbitkan tetap disimpan walau data santrinya dihapus, agar lembaga lain yang menerima santri pindah tetap dapat memeriksa keaslian rapor melalui kode QR-nya. Yang dapat dibuka siapa pun lewat QR itu hanya nama, NIS, tingkat, periode, nilai semester, predikat, nomor, tanggal terbit, dan status keabsahan rapor.

9. Hak Anda

Orang tua/wali dan santri berhak mengetahui data yang disimpan, meminta perbaikan data yang keliru, meminta penghapusan, dan menarik persetujuan. Ajukan permintaan kepada lembaga tempat santri terdaftar. Bila permintaan tidak ditanggapi, Anda dapat menghubungi pengelola SISPENDIS.

10. Cookie dan penyimpanan di perangkat

SISPENDIS tidak memakai cookie pelacak maupun iklan. Dasbor hanya menyimpan tanda masuk (sesi) di perangkat Anda agar tidak perlu masuk ulang setiap membuka halaman; tanda itu terhapus saat Anda keluar.

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui bila sistem berubah. Tanggal berlaku di bagian atas halaman ini selalu menunjukkan versi terakhir.

12. Kontak

Untuk data santri: hubungi lembaga tempat santri terdaftar melalui kontak di halaman publik lembaga tersebut.

Untuk pengelola SISPENDIS: WhatsApp pengelola SISPENDIS.